सेवा अभिलेख  - (1) एक सेवा पुस्तिका सरकार द्वारा इस तरह के रूप में निर्धारित की जा सकती है, निम्नलिखित मामलों को छोड़कर, सरकारी सेवा के लिए उनकी पहली नियुक्ति की तारीख से हर सरकारी कर्मचारी के लिए बनाए रखा जाएगा: -

(ए) सरकारी कर्मचारी जो विशुद्ध रूप से अस्थायी आधार पर नियुक्त किए जाते हैं छोटी अवधि या निश्चित अवधि के लिए या जो स्थायी रोजगार के लिए पात्र नहीं हैं; 

(बी) पुलिस मैन हेड कांस्टेबल रैंक से अधिक  का नहीं

(सी) चतुर्थ श्रेणी सेवक

(2) सेवा पुस्तिका को विभागाध्यक्ष / कार्यालय अध्यक्ष की अभिरक्षा में रखा जाएगा, जिसमें एक सरकारी कर्मचारी सेवारत है और समय-समय पर उसके साथ स्थानांतरित किया जाएगा।

(3) सेवा पुस्तिका की लागत सरकार द्वारा वहन की जाएगी। यह सरकारी सेवा से सेवानिवृत्ति, इस्तीफे, छुट्टी, समाप्ति या हटाने आदि पर सरकारी कर्मचारी को वापस नहीं किया जाएगा।

(4) (क) कार्यालय या विभाग के प्रमुख, सरकारी सेवक को विभाग में रखी गई सेवा पुस्तिका की एक डुप्लिकेट प्रति जारी करेंगे, यदि वह इस संबंध में कोई आवेदन करता है।

(ख) डुप्लिकेट सर्विस बुक को रुपये 1 / - के भुगतान पर एक सरकारी कर्मचारी को आपूर्ति की जाएगी। 

(ग) सेवा पुस्तिका में मौजूद प्रविष्टियों की नकल विभाग की प्रमुख / विभागाध्यक्ष के सत्यापन के तहत डुप्लीकेट सर्विस बुक में की जाएगी, जैसा भी मामला हो, और ये सरकारी नौकर द्वारा किए गए अनुरोध पर समय-समय पर अद्यतन किए जाएंगे।

(घ)। विभाग में रखी गई मूल सेवा पुस्तक केवल प्रामाणिक दस्तावेज होगी, लेकिन मूल सेवा पुस्तक के गैर-लाभकारी होने की स्थिति में, वेतन निर्धारण के उद्देश्य से सहायता और पेंशन मामलों के अंतिम रूप देने के लिए सेवा पुस्तिका के डुप्लिकेट संस्करण से लिया जा सकता है जो कि सरकारी कर्मचारी के कब्जे में है । नकल सेवा पुस्तिका में प्रविष्टियां सक्षम प्राधिकारी के हस्ताक्षर के तहत सत्यापित हैं। डुप्लिकेट सर्विस बुक में प्रविष्टियों के आधार पर, ऐसे मामलों में जहां वेतन निर्धारण और पेंशन के मामलों को अंतिम रूप दिया जाता है, सरकारी कर्मचारी से स्वयं एक वचन लिया जाएगा कि वह वेतन और भत्ते, पेंशन आदि के किसी भी भुगतान को वापस करने के लिए सहमत है जो डुप्लिकेट सर्विस बुक में प्रविष्टियों के आधार पर वेतन / पेंशन के निर्धारण के परिणामस्वरूप पाए गए हैं।

161. (i) एक सरकारी कर्मचारी के आधिकारिक जीवन में हर कदम उसकी सेवा पुस्तिका में दर्ज किया जाना चाहिए और प्रत्येक प्रविष्टि को कार्यालय प्रमुख द्वारा सत्यापित किया जाना चाहिए या अपने तत्काल प्रमुख द्वारा यदि वह स्वयं कार्यालय प्रमुख है। कार्यालय प्रमुख यह देखेगा कि सभी प्रविष्टियाँ बड़े करीने से और उसके हस्ताक्षर के तहत ठीक से सत्यापित हैं। कोई इरेज़र या ओवर राइटिंग नहीं होनी चाहिए। इरेज़र्स और ओवर-राइटिंग को पार किया जाना चाहिए और उचित सत्यापन के तहत बड़े करीने से फिर से सुधार किया जाना चाहिए।

(ii) रोजगार से निलंबन की अवधि और सेवा में रुकावट को संबंधित कॉलम में पूरी अवधि के विवरण के साथ दर्ज किया जाएगा और उपस्थित अधिकारी द्वारा सत्यापित किया जाएगा। उस आदेश का संदर्भ जिसके तहत एक सरकारी कर्मचारी को निलंबित कर दिया गया है और बाद में बहाल किया गया है, सेवा पुस्तिका में पूरे विवरण के साथ दर्ज किया जाएगा, यह दर्शाता है कि निलंबन की अवधि वेतन वृद्धि, अवकाश, पेंशन आदि के उद्देश्य से गिना जाएगा या नहीं। इसी तरह यदि किसी सरकारी सेवक को किसी निचले पद या ग्रेड या निचले स्तर के वेतनमान में कमी के कारणों के साथ पूर्ण विवरणों के बारे में बताया जाता है, तो उसे संक्षिप्त रूप में कहा जा सकता है। दंड के रूप में वेतन वृद्धि रोकने के संबंध में सक्षम प्राधिकारी द्वारा पारित आदेश भी सेवा पुस्तिका में दर्शाए जा सकते हैं।

(iii) (क) सर्विस बुक या सर्विस रोल में जन्म की तारीख को हमेशा आंकड़ों और शब्दों दोनों में दर्ज किया जाएगा।

 (ख) किसी पद या सेवा / संवर्ग में सरकारी कर्मचारी की पुष्टि की तारीख को सक्षम प्राधिकारी के आदेश के पूर्ण संदर्भों को इंगित करते हुए  दर्ज किया जाएगा। 

(ग) सेवा में उनके प्रवेश के बाद एक सरकारी सेवक द्वारा प्राप्त शैक्षिक योग्यता का एक नोट सर्विस बुक में दर्ज किया जा सकता है।

(iv) विभाग का एक प्रमुख, अपने नियंत्रण में अधिकारी के संबंध में एक जिम्मेदार राजपत्रित अधिकारी को यह अधिकार सौंप सकता है। 

(v) कार्यालय के प्रत्येक प्रमुख, वर्ष में एक बार अपने नियंत्रण में सरकारी सेवकों को सेवा पुस्तिका दिखाएगा और सेवा पुस्तिका का निरीक्षण करने के लिए सेवा पुस्तिका के संबंधित कॉलम में उसके हस्ताक्षर प्राप्त करेगा। निरीक्षण के परिणामस्वरूप सरकारी सेवक के संज्ञान में आने वाली कोई भी त्रुटि या गलत प्रविष्टि, तथ्यों और रिकॉर्ड के आधार पर आवश्यक सुधार करने के लिए कार्यालय प्रमुख को लिखित में सूचित किया जाना चाहिए।

162. यदि किसी सरकारी कर्मचारी को विदेशी सेवा में स्थानांतरित किया जाता है तो कार्यालय के प्रमुख को उसकी सेवा पुस्तिका ऑडिट अधिकारी को भेजनी होगी। ऑडिट ऑफिसर अपने हस्ताक्षर, ट्रांसफर को मंजूरी देने के आदेश, विदेशी सेवा के दौरान स्वीकार्य छोड़ने के संबंध में ट्रांसफर के प्रभाव और किसी अन्य विवरण, जिसे वह आवश्यक समझ सकता है, के तहत इसमें नोट करने के बाद उसे वापस कर देगा। सरकारी सेवक के सरकारी सेवा में आने के बाद उसकी सेवा पुस्तिका फिर से ऑडिट अधिकारी को भेजी जानी चाहिए, जो फिर उसके हस्ताक्षर, विदेशी सेवा से जुड़े सभी आवश्यक विवरणों पर ध्यान देगा। विदेशी सेवा में बिताए गए समय से संबंधित कोई प्रविष्टि लेखा परीक्षा अधिकारी के अलावा किसी भी प्राधिकारी द्वारा सत्यापित नहीं की जा सकती है।

163. जैसे ही एक सरकारी कर्मचारी 25 वर्षों की सेवा पूरी करता है, कार्यालय प्रमुख, मुख्य पेंशन अधिकारी के साथ सामंजस्य करेगा और समय लागू होने के लिए नियमों और विनियमों के अनुसार, ऐसे सरकारी सेवक द्वारा प्रदान की गई सेवा का सत्यापन करेगा, योग्यता सेवा निर्धारित करें और उसे निर्धारित योग्यता सेवा की अवधि के लिए संवाद करें। हालाँकि, इस तरह के सत्यापन को अर्हकारी सेवा के अंतिम सत्यापन के अधीन होना चाहिए, जो सरकारी कर्मचारी की सेवानिवृत्ति के समय किया जाएगा।

164. (1) जिला पुलिस अधीक्षक सिवाय उन कर्मियों के संबंध में जिन्हें विशुद्ध रूप से अस्थायी या  एक छोटी अवधि के लिए के लिए भर्ती किया जाता है और जो स्थायी सेवा के लिए पात्र नहीं हैं-  कांस्टेबलों और हेड कांस्टेबलों के संबंध में एक सेवा रोल बनाएगा जिसमें कॉन्स्टेबुलरी में प्रत्येक व्यक्ति के लिए निम्नलिखित विवरण दर्ज किए जाएं,

(क) उसके नामांकन की तारीख; 

(ख) गांव, उम्र, ऊंचाई और पहचान के निशान; 

(ग) वह पद जिसे वह समय-समय पर धारण करता है, उसकी पदोन्नति में कटौती या अन्य दंड; 

(घ) छुट्टी के साथ या उसके बिना ड्यूटी से उसकी अनुपस्थिति;

 (च) उसकी सेवा में रुकावट; 

(छ) उसकी सेवा में कोई अन्य घटना जिसमें उसका कुछ हिस्सा शामिल हो सकता है या पेंशन की मात्रा को प्रभावित कर सकता है।

(2) उप-नियम (1) में वर्णित सेवा रोल को स्थायी, अस्थायी या गैर-राजपत्रित सरकारी सेवक के प्रत्येक अन्य वर्ग के लिए बनाए रखा जाएगा, जिनके लिए इन नियमों के तहत कोई सेवा पुस्तिका बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है। 

(3) डुप्लिकेट सर्विस रोल की एक प्रति भी एक सरकारी कर्मचारी को आपूर्ति की जा सकती है, जो इस शुल्क 1 / -  के पुन: भुगतान के साथ इस संबंध में अनुरोध करता है। ही। नियम 160 के उप-नियम (4) में निहित प्रावधान उनके मामलों में भी लागू होंगे।

Rajasthan Service Rule 160. Records of Service. —(1) A Service Book in such form as may be rescribed by the Government shall be maintained for every Government servant from the date of his first appointment to Government service except in the following cases: —

(a) Government servants who are appointed purely on temporary basis for short periods or fixed periods or who are not eligible for permanent employment;

(b) Policeman of the rank not higher than that of Head Constable

(c) Class IV Servants

(2) The Service Book shall be kept in the custody of the Head of Department/Head of Office in which a Government servant is serving and shall be transferred with him from time to time.

(3) The cost of Service Book shall be borne by the Government. It shall not be returned to the Government servant on retirement, resignation, discharge, termination or removal etc. from Government service.

(4)

(a)The Head of Office or Department shall issue a duplicate copy of Service Book maintained in the department to a Government servant if he makes an application in this behalf.

(b) The duplicate Service Book will be supplied to a Government servant on payment of Rs. 1/- only.

(c) Existing entries in the Service Book shall be copied in the duplicate Service Book under attestation of Head of Office/ Head of the Department, as the case may be, and these shall be updated from time to time on a request made by the Government servant.

(d). The original Service Book maintained in the Department shall only be authentic document, but in the event of non-availibity of original Service Book, assistance for the purpose of pay fixation and finalisation of pension cases may be taken from duplicate version of Service Book in the possession of Government servant provided that entries in the duplicate Service Book are attested under the signature of competent authority. In cases where finalisation of pay fixation and pension cases is done on the basis of entries in the duplicate Service Book, an undertaking shall invariably be obtained from the Government servant himself that he agrees to refund any over payment of pay & allowances, pension etc. which are found to have been made as a result of fixation of pay/pension on the basis of entries in duplicate Service Book.  

161.

(i) Every step in a Government servant's official life must be recorded in his Service Book and each entry must be attested by the Head of Office or if he is himself the Head of office by his immediate superior. The Head of Office shall see that all entries are neatly made and properly attested under his signature. There should be no erasers or over-writings. The erasers and over-writing should be crossed and correction neatly made again under proper attestation.

(ii) Every period of suspension from employment and interruption of service shall be recorded with full details of duration in the relevant column and attested by the Attesting Officer. The reference of the order under which a Government servant has been suspended and subsequently reinstated shall be entered in the Service Book with full details indicating whether the period of suspension would count for the purpose of increment, leave, pension etc. or not. Likewise if a Government servant is reduced to a lower post or grade or a lower stage in time scale of pay full details with reasons of reduction may be briefly stated. Orders passed by the competent authority in respect of stoppage of increments as penalty may also be indicated in the Service Book.

(iii) (a) The date of birth in the Service Book or Service Roll shall invariably be recorded both in figures and words. (b) The date of confirmation of a Government servant in a post or service/cadre shall be invariably recorded indicating full references of order of the competent authority. (c) A note of educational qualifications attained by a Government servant subsequent to his entry into service may be recorded in the Service Book. (iv) A Head of Department may, in respect of the officer under his control delegate this authority to a responsible gazetted officer. (v) Every Head of Office shall show the Service Book to Government servants under his control once in a year and obtain their signature in the relevant column of Service Book in token of having inspected the Service Book. Any error or incorrect entry that come to the notice of Government servant as a result of inspection should be reported in writing to the Head of Office for making necessary correction, if required to be made on the basis of facts and record.

162. If a Government servant is transferred to foreign service the Head of Office of Department must send his Service Book to the Audit Officer. Audit Officer will return it after noting in it under his signature the order sanctioning the transfer, the effect of the transfer in regard to leave admissible during foreign service and any other particulars which he may consider necessary.

 On the Government servant's retransfer to Government service his Service Book must again be sent to the Audit Officer, who will then note in it, over his signature, all necessary particulars connected with the foreign service. No entry relating to the time spent in foreign service may be attested by any authority other than the Audit Officer.

163. As soon as a Government servant completes 25 years of service the Head of Office shall, in consulation with the Chief Pension Officer and in accordance with the rules and regulations for the time being in force, verify the service rendered by such Government servant, determine the qualifying service and communicate to him the period of qualifying service so determined. Such verification shall, however, be subject to the final verification of qualifying service which shall be made at the time of retirement of the Government Servant.

164. (1) The District Superintendent of Police shall maintain a Service Roll in respect of Constables & Head Constables in which the following particulars should be recorded for each man in the constabulary except in respect of those personnel who are recruited for a purely temporary or officiating vacancy for a short period and who are not eligible for permanent service— (a) the date of his enrolment; (b) village, age, height and marks of identification; (c) the rank which he from time to time holds, his promotions reductions or other punishments; (d) his absence from duty, with or without leave; (e) interruptions in his service; (f) any other incident in his service which may involve forfeiture of a portion of it or may affect the amount of pension. (2) A Service Roll as described in sub-rule (1) shall be maintained for every other class of permanent, temporary or officiating non-gazetted Government servant for whom no Service Book is required to be maintained under these rules. (3) a copy of the duplicate Service Roll may also be supplied to a Government servant who makes a request in this behalf on payment of a fee of Re. 1/- only. The provisions contained in sub-rule (4) of Rule 160 shall also apply in their cases also.